Belangrijke week voor de bibliotheken in Friesland: we stappen over op een nieuw bibliotheekautomatiseringssysteem (Bicat Wise). Een groot project dat tot nu toe uitstekend verloopt. Met de uitstekende hulp van deskundige mensen ter plekke wordt een volledig nieuw systeem in de hele provincie geïnstalleerd. Vanuit Bibliotheekservice zijn ook veel mensen dag en nacht bezig om de migratie voor elkaar te krijgen.

Een dergelijk project kunnen we niet genoeg onderschatten. Honderden actiepunten, nog meer tests worden afgewerkt. Aanstaande vrijdag moet alles weer werken. Dan hebben we één van de grootste projecten die we binnen het Friese netwerk hebben gerealiseerd merendeels achter de rug.

Elke dag krijgen we van onze projectleider bericht over de actuele stand van zaken.

Als deze fase is afgerond zullen we ongetwijfeld nog de nodige (ik hoop) kleine aandachtspunten moeten nalopen. Als ik zie hoe professioneel en gemotiveerd iedereen bezig is twijfel ik niet aan het goede verloop van het traject.

Volgende week zal ik op deze plek opnieuw aandacht besteden aan dit project.

Afgelopen weekend voor het eerst sinds mijn aantreden in Fryslân een paar dagen vrijaf genomen. Met vrienden naar Lyon, de gastronomische hoofdstad van Frankrijk. Ik ga op deze plek niet in op onze plezierige dagen. Het bloed kruipt echter waar het niet gaan kan,want tijdens zo’n trip ga je toch – als het zo uitkomt – bij je collega’s kijken hoe zij het hebben geregeld. Immers, nieuwsgierige mensen leren het meest.

Nu viel onze trip naar de derde stad van Frankrijk (agglomeraties meegeteld zelfs de tweede stad) juist in de Franse voorjaarsvakantie.  Op zaterdag, een grootse feestdag in Lyon met vaandels, banieren en Middeleeuwse dans en muziek, was de bibliotheek in het centrum gesloten. Vanwege de vakantie. Oeps, kun je het je voorstellen? In het centrum van de stad, vergelijkbaar qua omvang met Amsterdam, de bibliotheek gesloten vanwege de voorjaarsvakantie.

lyon Part Dieu

Overigens, de bibliotheek van het centrum, waar we voor stonden was gehuisvest in een historisch pand. Ik kon niet naar binnen, maar mijn inschatting is dat de omvang van deze bibliotheek ongeveer 10% is van die van de OBA (Openbare Bibliotheek Amsterdam). De dagen werden gevuld met stevige wandeltochten, ook in andere arrondissementen van de stad. En ja, bij de grootste shopping mall kwamen we terecht bij de grootste vestiging van Lyon (La Part Dieu), oppervlakte ruim 27.000 m2. Afspraak gemaakt met mijn reisgenoten, geef me een uurtje om de bibliotheek te bezoeken, de rest kon zich ruim vermaken in het winkelcentrum met allerlei winkels van naam en faam. En ja hoor, weer helaas, de voorjaarsvakantie was nog steeds gaande en ook hier een gesloten deur. Een bibliotheek van 27.000 m2, gesitueerd naast het grootste winkelcentrum van Lyon, met duizenden bezoekers per dag (mag je veronderstellen) sluit zijn deuren in de voorjaarsvakantie.

Ik moest toen toch even denken aan de zo andere benadering in Nederland. We hebben met elkaar de grootste moeite om te accepteren dat we noodgedwongen een paar dagen dicht moeten om ons automatiseringssysteem te vervangen. In Frankrijk gooien ze de boel gewoon dicht op een vrije dag!

In alle eerlijkheid, ik geniet elke dag van mijn werk. Maar zo’n weekend weg is toch wel weer even goed. Al is het maar om te kunnen constateren dat we het in Nederland met onze meer klantgerichte benadering het nog zo slecht niet doen in vergelijking met andere landen.

Plattegrond van de bibliotheek

Vorige week een week van vergaderen, vergaderen en vergaderen. Maandag Managementteam, dinsdag Stichting Provinciale Serviceorganisaties Nederland, woensdag overleg in Tresoar met Bert Looper, middag en avond Directieberaad Friese Bibliotheken. Donderdag met een aantal medewerkers binnen BSF afgesproken om wat dieper in de organisatie te duiken. Vrijdag vrijgehouden vanwege ziekenhuisbezoek. (wees gerust, het ging niet om mij).

Soms voel ik me verzeild geraakt in een Echternach processie. Je doet drie stappen vooruit en vervolgens weer twee achteruit. Ik kom uit een goed Katholiek nest, dus ik moet dat goed kunnen hebben. Het is dan zaak om de ambities goed in te schatten net als de mogelijkheden die je hebt om bij te dragen aan veranderingsprocessen.

In Friesland zijn we nu bezig om ons netwerk opnieuw vorm te geven. De bestuurstructuur is aangepast, Bibliotheek Smallingerland volwaardig onderdeel van het netwerk, bezuinigingen bij diverse overheden en, wat mij betreft het allerbelangrijkste, de wereld om ons heen die enorm aan het verschuiven is. Soms denk ik wel eens, die Echternachprocessie was een mooi ding in de Middeleeuwen, toen we nog niet zo’n haast hadden met zijn allen. Nu moet je maar afwachten of we niet  omver worden gekegeld door allerlei ‘ongelovigen’ die helemaal niets moeten hebben van de abdij van Echternach en de stichter ervan, Willibrordus. Kunnen we het ons permitteren, dit tempo? Kunnen we het ons permitteren om nog steeds de tijd te nemen om onze diensten te ontwikkelen en waar nodig aan te passen zoals we nu doen? Gelukkig loopt een deel van onze omgeving ook niet zo heel hard (onderwijs, welzijn, cultuur). Een ander deel heeft nu moeite om boven water te blijven, kijk naar de ontwikkelingen rond boekhandelsketens Selexyz en De Slechte. Stel, de bibliotheeksector zou in een private omgeving zitten, zouden we dan niet allang in een situatie verzeild zijn geraakt als Selexyz of andere grootheden waarvan je nooit verwachtte dat ze om zouden vallen (SAAB bijvoorbeeld). We vervullen een maatschappelijke taak, maar dat weerhoudt ons er mijns inziens niet van om na te denken over onze positie en over onze strategie wat betreft bedrijfsvoering. De afgelopen weken heb ik dat tussen al die vergaderingen door (en soms tijdens) veel gedaan, nagedacht over de toekomst van het bibliotheekwerk en onze rol daarin. Volgens mij ontkomen we niet om op onderdelen het tempo te volgen die onze omgeving aanhoudt. Intussen moeten we als organisatie juist niet in die processiepas aan de slag daar waar we zelf de regie kunnen voeren. De komende vijf weken worden heel belangrijk. Dan gaan we ons eigen bedrijfsplan schrijven en moet duidelijk worden welke koers we de komende vier / vijf jaar gaan varen.

In ieder geval zullen we niet gaan zitten afwachten. Het wordt een uitdagende zoektocht: enerzijds zijn we een organisatie met een publieke maatschappelijke taak. Anderzijds zullen we meer een culturele onderneming moeten worden, op zoek naar kansen, naar nieuwe markten. Overigens zonder onze oorspronkelijke taakstelling te verloochenen.

Eerlijk gezegd, ik kan enorm genieten van dit soort uitdagingen. Het houdt me ook echter wel wat weg van andere zaken waar ik van moet genieten, het lezen van een goed literair boek bijvoorbeeld, of een goed concert. Gelukkig heb je dan een naaste omgeving die je weer eens ergens naartoe sleept: de Mattheus Passion afgelopen zaterdag in de St Jacobikerk van Utrecht bijvoorbeeld. Heerlijk genieten van prachtige muziek.

Komende dagen in mijn reistas: Jeroen Brouwers’ nieuwste boek: Bittere Bloemen. Ik ga me dwingen om elke avond weer minstens een half uur te gaan lezen, in Jeroen Brouwers dan. Des te sterker kan ik mensen overtuigen dat lezen zowel goed is voor je toekomstige kansen als dat je er zo van kunt genieten. Daarnaast sta je meer open voor andersdenkenden. Lezen maakt nieuwsgierig. Dat houdt je vervolgens weg van de “rancuneuze boosheid” over van alles en iedereen. Het gif van deze tijd, zoals Sybe Schaap het formuleert in zijn onlangs verschenen boek.

OCLC is een grote oorspronkelijk Amerikaanse organisatie die zich bezig houdt met automatiseringsdiensten en databeheer voor bibliotheken. OCLC ken ik van afstand. Vandaar mijn bezoek aan een tweedaagse bijeenkomst van dit bedrijf in Birmingham.

Het leverde op wat ik gewenst had:  een beeld van een interessante organisatie die wereldwijd voor bibliotheken belangrijk werk doet. Daarnaast is het altijd goed ervaringen uit te wisselen met mensen  die in een andere omgeving werken. Zo kwam ik een oude bekende van me tegen, Barbara Lison, directeur van de bibliotheek van Bremen. Ooit heb ik de bibliotheek van Bremen mogen adviseren over de aanpak van een zelfbedieningssysteem in de centrale bibliotheek. Met Barbara wisselde ik de positie van de regionale / bij ons provinciale organisaties uit. Afspraak gemaakt om  daar op terug te komen. Daarnaast een inspirerend verhaal van de architect van het nieuwe bibliotheekgebouw in Birmingham, Francine Houben.

Met Chris Wiersma (Almere), Martine Wolterbeek (Zuid – Oost Utrecht)  en Bertus verbleven we in een hotel in het centrum. In de avond hadden we met Rachel van Riel en een collega afgesproken, om even met elkaar bij te praten. www.whichbook.net wordt een nieuwe widget binnen het aanbod van Bibliotheek.nl. Een hele interessante. Ons gesprek met Rachel bevestigde de gedrevenheid en ook de deskundigheid van deze vrouw. Ik ken Rachel nog uit mijn tijd als bibliotheekbouwer ( www.openingthebook.com ). Ze heeft de afgelopen jaren hele interessante stappen gemaakt richting webdiensten en digitale educatieve programma’s. Die widget van whichbook mag zo bij ons op de website!

Los van dit alles, kennismaken met OCLC stond centraal en dat is uitstekend gelukt. Mede als vervolg hierop een afspraak gemaakt met de directeur van deze regio, Eric van Lubeek. Eric ken ik nog van zijn tijd bij Geac later Infor. Gisteren in Leiden hebben we verder over OCLC gepraat en de ontwikkelingen in het bibliotheekwerk en in Friesland in het bijzonder. Ongetwijfeld gaan we nog stappen zetten op weg naar samenwerking. Al is het maar om samen met Tresoar na te denken over vormen van samenwerking waarbij we de diensten van OCLC goed kunnen gebruiken.

Zo heeft OCLC de laatste jaren gewerkt aan een tweetal programma’s: Worldcat en Worldshare. De eerste is een  catalogus waar wereldwijd al een groot aantal bibliotheken  en niet de minste gebruik van maakt, de tweede een webomgeving voor bibliotheken. Heel stil stel ik toch maar de vraag: kunnen we met steun van OCLC en gebruikmakend van deze ontwikkelingen wellicht veel geld, moeite en tijd besparen. Ik heb zomaar het gevoel dat we binnen een paar jaar met behulp van deze tools en onder regie van SIOB en Bibliotheek.nl de hele digitale bibliotheek van Nederland verder kunnen optuigen, op een platform dat voor een groot deel al staat als een huis. Deze vraag beschouw ik maar even als huiswerk voor de komende weken. Om het te bevestigen, ontkrachten of te nuanceren. Daarnaast ga ik proberen de deskundigen hierover maar eens aan te spreken.

Mijn voorlaatste laatste blog is alweer van veel te lang geleden. Ik zal oprecht proberen om weer wekelijks een bijdrage te plaatsen.

Als je een tijdje verzaakt hebt, is er veel om over te schrijven. Op dit moment (vrijdagmiddag 24 februari) gaan mijn gedachten nog vooral uit naar Prins Friso en zijn familie. Vanmiddag werd meer informatie gegeven over zijn toestand en die is heel ernstig. Al ken ik de Koninklijke Familie niet. Als zo’n ongeluk gebeurt en je ziet het verdriet bij die mensen, in hun volle gloed op alle voorpagina’s en tv-uitzendingen. Ik heb dan erg met ze te doen. Ik ben een bescheiden  twitteraar of gebruiker van andere sociale media. Dat blijf ik daar vandaag maar even weg omdat ik bang ben dat ook op die plaats de Prins ‘trendic topic’ is, zoals we dat tegenwoordig benoemen.

Kortom, een emotionele dag voor alle Nederlanders, zo stel ik me voor.

Vorige week bestuurlijk overleg gevoerd met Jannewietske de Vries, de gedeputeerde. Er was veel te bespreken, dat mag wel blijken uit de nieuwsblogs die ik de afgelopen tijd al heb geschreven. Een paar onderwerpen zijn hier wel vermeldenswaard.

In de eerste helft gaan we in Friesland een kleine conferentie organiseren over het bibliotheekwerk en de maatschappelijke waarde ervan, mede in het licht van de overheid die op dit soort domeinen zich meer aan het terugtrekken is. En dat terwijl er een actualisering van de wet aanstaande is. Centraal idee zal moeten zijn, niet zo zeer wat dit soort voorzieningen of maatschappelijke functies kost, maar wat ze in maatschappelijke zin opleveren. Daarnaast is het interessant om te kijken of je die maatschappelijke waarde kunt vertalen in meetbare eenheden. Ik las ergens een interessante stelling dat we nu langzaam wel los aan het komen zijn van de maakbare samenleving. We moeten streven naar een ondersteuning van de zwakkeren in onze samenleving, maar het 100 % van hogerhand inrichten van onze leefomgeving is niet meer reëel. Tegelijkertijd eisen we steeds meer van welzijnsorganisaties, van onderwijs, zorg, bibliotheeksector harde cijfers als het gaat om ‘outcome’, wat is het maatschappelijk effect, vertaald in concrete meetbare resultaten? Volgens mij zitten we hier in een klassieke paradox. Waar we naar moeten zoeken is een goed evenwicht in dit probleem. Natuurlijk moet je verantwoording afleggen voor wat je doet, er zijn ook goede instrumenten voor. Vraag is of je dat moet doen door geforceerd te gaan zoeken naar meetbare resultaten als het gaat om maatschappelijke effecten. En als je dan uit onderzoek een maatschappelijk effect meetbaar kunt krijgen (bijvoorbeeld: in de provincie Friesland is het aantal laaggeletterden met x% gedaald) dan kun je niet op een meetlat aangeven wat de rol van de bibliotheken hierin is geweest. Interessante materie om een discussie over te voeren.

Ander gespreksonderwerp: Het mag bekend zijn. In Nederland kennen we twee talen, het Nederlands en het Fries. Friese organisaties als Bibliotheekservice Fryslân, Tresoar en anderen hebben de taak om de Friese Taal en Cultuur te versterken. Onlangs hebben we met enkele partijen om de tafel gezeten om eens na te denken over het ontwikkelen van een goed platform om Friese e-books beschikbaar te krijgen. Het gaat dan om een platform waar de Friese lezer zowel fysieke boeken als e-books beschikbaar heeft. Met daarbij ook de bedoeling om boeken en e-books te kunnen lenen / tijdelijk beschikbaar te krijgen of aan te schaffen. In maart gaan we dit idee verder dragen richting concept. Komende weken nemen we vanuit BSF hiertoe het initiatief.

Natuurlijk bespraken we tijdens onze bijeenkomst in het Provinciehuis nog even de manier waarop we denken de bezuinigingen op gaan vangen. Het mooie van het provinciale overleg was dat dat niet eens als het belangrijkste agendapunt werd ervaren. Uiteindelijk bepaalt je portemonnee voor een belangrijk deel wat je kunt doen. Belangrijker zijn volgens mij echter de vragen wat je met elkaar wil bereiken, hoe je dat op hoofdlijnen denkt te kunnen bereiken, om vervolgens een beeld te krijgen hoe zich dit in financiële zin allemaal vertaalt. Deze discussie voeren we op dit moment in Friesland volop. Afgeleid van deze discussie komt dan de vraag hoe we als BSF dat bedrijfsmatig gaan vertalen. Voor de zomer moeten we daar wel uit zijn.

Vrijdagmiddag, 3 februari 2012

Een moment van reflectie. Na een korte blik op een paar websites over het weer en de stand van de Nederlandse wegen kom ik tot de voorzichtige conclusie dat ik het beste maar even kan wachten voordat ik de thuisreis richting Bodegraven aanvaard. Op dit moment (vrijdag 3 februari 15.00 uur) staat er ruim 800 km file op ’s-lands wegen. Een behoorlijke hoeveelheid PK’s bij elkaar. Ik zal er mijn eigen ros maar even niet bij plaatsen. Heeft niet zo veel zin. Dan kan ik maar beter even het nuttige met het aangename verenigen en de narigheid van het wachten voor lief nemen. Met het aangename bedoel ik af en toe een blik naar buiten werpen waar het winterlandschap zich voor mij ontvouwt. Met de narigheid bedoel ik dat het vanavond wel eens laat kan worden voordat ik thuis (in  Bodegraven 200 km verderop) ben.

winterlandschap in Leeuwarden

Vandaag een dag om eens behoorlijk wat leeswerk te verrichten en wat extra te duiken in een paar lopende trajecten zoals Tomke en het Platform Leesbevordering Fryslan, Bibliotheek op School en de mogelijkheid dit tijdens het Internationale congres IFLA te presenteren.

Andere onderwerpen: de vergaderstukken van volgende week verder doornemen (Managementteam, Overleg provinciale service organen, Raad van Toezicht).

Naast leeswerk en onderwijl nadenken over een paar wat weerbarstige trajecten kan ik nu ook een voorzichtige start maken met de voorbereidingen voor de strategische discussie binnen het netwerk van Friese Bibliotheken over de toekomstige dienstverlening van Bibliotheekservice Fryslân aan de bibliotheken. Het is bij alle betrokkenen bekend dat we in drie jaar € 600.000,- moeten bezuinigen en dat we een aantal taken moeten gaan doorbelasten. Lastige opdracht, maar een opdracht waar we toch mee aan de slag moeten. Bedoeling is om alle diensten die in enigerlei vorm vanuit Provinciale gelden worden aangeboden op een rij te zetten, ook in zijn samenhang, om te overleggen met de bibliotheken waar de behoeftes liggen en waar verschuivingen mogelijk zijn. We moeten hierbij onze provinciale opdracht in de gaten houden en de financiële situatie van de bibliotheken. Daarnaast moeten we goed in de gaten houden dat het afbouwen van een bepaalde dienstverlening consequenties kan hebben voor een andere dienst die we juist in stand zouden moeten houden.

 Nog even dit: ik ben er helaas niet aan toe gekomen om er eerder over te schrijven. Vorige week nam Erik Jurgens afscheid van de Vereniging Openbare Bibliotheken. Een passend afscheid van een ervaren bestuurder. Jurgens had juist deze dag gekozen omdat het de dag van de poëzie was. Speciaal voor dit afscheid had Ramsey Nasr een sonnet geschreven. Jurgens is naast bestuurder, politicus ook en misschien wel vooral poëzieliefhebber. Het gedicht van Nasr is het waard om breed te verspreiden, vandaar hier nogmaals geplaatst:

Sonnet voor 456 letters

En hier gebeurt het allemaal: vanbinnen
liggen de zinnen doodstil ingeklapt
als chromosomen, diep onder mijn kaft.
Ze wachten op een oog om te beginnen.

U leest – en loom weet zich een vers te ontspinnen.
Het was een val, u bent erin getrapt.
Geen geld of eeuwigheid wordt u verschaft.
Hooguit een ander heeft hier bij te winnen.

Andermans letters kapen uw gedachten:
mijn minutieus verzonnen DNA
heeft uit het niets al wat bestaat onttroond.

Mijn lichaam fonkelt op geroofde krachten.
Voel hoe ik groei en blakend openga.
Wie leest, wordt door het leven zelf bewoond.

Ramsey Nasr

Je kunt wel zeggen dat we deze week een historische week beleven voor het bibliotheekwerk in Friesland! Het netwerk van Friese Openbare Bibliotheken bestaat uit een achttal bibliotheekorganisaties, vaak werkend voor meerdere gemeenten, Bibliotheekservice Fryslân en Tresoar die de Wetenschappelijke Steunfunctie voor haar rekening neemt.

Tot vorig jaar werkten 6 Bibliotheken samen met Bibliothekservice Fryslân binnen een coöperatie. De directeuren van de bibliotheken vormden het bestuur van de Stichting Bibliotheekservice Fryslân. Dit model is vorig jaar omgezet naar een netwerkmodel, waarin de samenwerkende partijen op basis van gelijkwaardigheid met elkaar samenwerken. Een en ander is vastgelegd in een convenant. De enige Openbare Bibliotheek die niet deelnam aan de coöperatie was Bibliotheek Smallingerland. Deze week hebben de overige Bibliotheken uit Friesland besloten om Bibliotheek Smallingerland uit te nodigen volwaardig partner te worden van het samenwerkingsverband. In de beleidsnotitie van Bibliotheek Smallingerland is al vastgelegd dat zij in de nabije toekomst onderdeel willen vormen van het netwerk. Dat gaat nu dus ook gerealiseerd worden!

Afgelopen woensdag na afloop van de vergadering hadden we een glaasje champagne klaar staan om de ondertekening van het convenant nog eens te vieren. De proost stond ook in het teken van deze belangrijke stap.

Nog dit jaar kunnen de eerste resultaten al worden gepresenteerd: de bibliotheekautomatiseringssystemen worden geïntegreerd, de aansluiting op de landelijke digitale diensten worden vanuit één coördinatiepunt ingevoerd. De dienstverlening via Internet wordt vanuit één webomgeving ingevuld. Klanten kunnen veel eenvoudiger bij alle vestigingen boeken lenen en terugbrengen. Kortom, een grote gebeurtenis. Ook de open houding van alle betrokken partijen geven me veel vertrouwen voor de toekomst! Er zijn best nog veel zaken die hiervoor geregeld moeten worden. De wil is er om dat te doen, de ruimte wordt aan elkaar geboden om er mee aan de slag te gaan.

Goed om het jaar 2012 zo in te gaan.

een proost op het convenant en op de deelname van Bibliotheek Smallingerland aan het netwerk

Welkom allemaal, collega’s en ook de leden van de Raad van Toezicht. Al weer 12 dagen onderweg in 2012. Het is goed om elkaar te treffen om stil te staan bij wat onze toekomst kan gaan brengen.

Voor ik daarmee begin zou ik u graag willen introduceren bij een aantal nieuwe gezichten. Per 1 januari van dit jaar is de Raad van Toezicht volledig. Een half jaar lang heeft Theunis Piersma de zware last  op zijn schouders gedragen als enig lid en voorzitter van de Raad van Roezicht van Bibliotheekservice Fryslân door het leven te gaan. Hij heeft het overleefd, maar heeft veel werk moeten verzetten. Hiervoor zijn we hem veel dank verschuldigd.

Nu kunnen we u dan kennis laten maken met een volledige Raad van Toezicht.

In totaal bestaat de Raad uit zeven leden. Dat zijn er wel veel, maar we verwachten de eerste paar jaar wel een roerige tijd waardoor we een stevige bezetting en een veelzijdige expertise goed kunnen gebruiken. We hebben gezocht .. en gevonden op bepaalde terreinen: mensen die ervaring hebben op terreinen als accountancy, openbaar bestuur, HR. Mensen met een juridische achtergrond, een ondernemer. Graag stel ik u voor aan:

• Jan Jolke Dijkstra
• Sjoerd Kremer
• Irene Rensen
• Jan van Rijs
• Willemien Schaap
• Margriet van der Werff

In een volgende Nieuwsbrief zullen we ruimte maken voor een verdere kennismaking. Schroom niet vandaag op hen af te stappen om persoonlijk kennis te maken.

Ook een paar andere nieuwe gezichten binnen de organisatie.

• Elly Bouma,  marketing / communicatie
• Gertrud Palstra, domeinspecialist Friese Cultuur:
• Gretha Straatsma, Domeinspecialist doelgroepen

 Algemene bespiegelingen

De afgelopen jaren hebben we vanuit Bibliotheekservice Fryslan snoeihard gewerkt aan het zo goed en zo goedkoop mogelijk leveren van diensten aan de Friese bibliotheken.

Wat me de eerste vier maanden die ik hier nu mag zijn is opgevallen dat is dat bibliotheken het zo vanzelfsprekend vinden wat we doen. Soms zelfs zo dat men zich niet realiseert dat achter die dienstverlening een hoop werk, zweet en bezieling schuilt. Aan de ene kant is dat goed, want een zekere vanzelfsprekendheid houdt ook een zeker vertrouwen in, aan de andere kant vind ik het eigenlijk beter als we niet zo vanzelfsprekend aanwezig zijn, als we meer ons bestaansrecht moeten bevechten. Een automatische aanwezigheid werkt verslapping in de hand.

Welke trends zie ik? Ik noem een paar relevante:

• Een terugtredende overheid, met minder geld voor kunst, cultuur, zorg en welzijn
• Een zich verhardende samenleving met minder plaats voor solidariteit en minder zorg voor de sociaal en economisch zwakkere
• Digitalisering van informatie en onderwijs
• Vergrijzing
• Meer zelfredzaamheid, ook onder ouderen
• Sociale media en online diensten zijn niet meer weg te denken in ons dagelijks leven

Bibliotheekservice Fryslân moet in deze zo dynamische omgeving haar weg vinden. Het is hierbij best lastig om op een horizon die ook voortdurend in beweging is dat vaste stipje te bepalen, dat vaste stipje waar je als organisatie  naartoe wilt. Laten we afspreken dat we dat stipje in ieder geval gaan vinden maar dat we wel zo flexibel moeten zijn om af en toe bij te sturen.

Wat staat ons te doen?

Voor we aan de slag gaan met het gezond en vitaal houden van onze organisatie, ook na een forse bezuinigingsronde, moeten we ons afvragen: waartoe zijn wij op aard? Waarom bestaan wij eigenlijk? Die vraag is daarom zo relevant omdat anderen zich er ook mee bezig houden. De staatssecretaris van OCW heeft al gezegd: de digitale bibliotheek moet maar landelijk worden neergezet en de fysieke bibliotheek lokaal. Provinciale organisaties kunnen dit verder ondersteunen. Laten we dat maar eens gaan invullen.

We beginnen met het formuleren van een missie:

Bibliotheekservice Fryslân  is als onafhankelijke, zelfstandige organisatie verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve dienstverlening aan de Friese bibliotheken. Zij vervult hierbij de rol van kennis- en mediacentrum en facilitair bureau. Daarnaast wil zij (sociaal-) culturele instellingen ondersteunen door het leveren van op de vraag toegesneden innovatieve producten en diensten.

Dat doen we op een inspirerende, dynamische en innovatieve manier. Daarnaast is het belangrijk om ons werk ook te duiden vanuit een maatschappelijke waarde. Immers we worden gefinancierd vanuit subsidies en leveren diensten aan overwegend gesubsidieerde instellingen.

Laat ik een poging doen om die maatschappelijke waarde te benoemen.

• Wij dragen bij aan een beter leef- en werkklimaat voor de inwoners van Friesland
• Wij dragen bij aan een beter toekomstperspectief voor de inwoners van Friesland
• Wij dragen bij aan het versterken van de Friese taal en cultuur.

Dit klinkt wellicht pretentieus allemaal, maar dat moet het ook zijn vind ik. Overigens, ik geef direct toe dat het lastig is om te beoordelen of we die maatschappelijke waarde zichtbaar kunnen maken. Het is moeilijk te meten en we werken niet in ons eentje hieraan. Ik vind het evenwel heel belangrijk om dit toch zichtbaar te krijgen.

In dit kader de volgende leestip: “Public Libraries and social justice”.

Uit dit alles blijkt dat we als organisatie een wat dubbele positie innemen: enerzijds onderdeel en partner binnen een netwerk van bibliotheekorganisaties, anderzijds een serviceorganisatie die diverse diensten aanbiedt aan klanten.

Netwerk Friese Bibliotheken

Voor het netwerk van Friese Bibliotheken was het vorig jaar in bestuurlijk opzicht een bewogen jaar. We namen afscheid van het coöperatiemodel en we werken inmiddels vanuit een bestuursmodel met een Raad van Toezicht en een directeur / bestuurder.

Met de bibliotheken werken we op dit moment een gezamenlijke beleidsagenda uit. We hebben drie programmalijnen gedefinieerd:

• de fysieke dienstverlening,
• de educatieve dienstverlening
• de digitale dienstverlening.

 Onze eigen netwerkinspanningen worden meer en meer aan die kapstok opgehangen. Zo wordt de vernieuwingsagenda ook ingericht conform deze programmalijnen.

Het is een hele goede zaak dat bij het uitwerken van deze netwerk-beleidsagenda de Bibliotheek Smallingerland is aangeschoven. Ik kom daar zo nog op terug.

Provincie

De komende jaren staan voor een belangrijk deel in het teken van de dubbele opdracht van de provincie:

In drie jaar tijd € 600.000,- bezuinigen (elk jaar € 200.000,-) en een aantal van onze taken meer gaan doorbelasten aan bibliotheken.

Nu kunnen we gaan zitten treuren om die € 600.000,- en kunnen bibliotheken gaan mopperen over dat doorbelasten, maar dat helpt niet zo veel. Bovendien, in alle eerlijkheid, Friesland is de laatste provincie waar het nog geregeld moet worden dat bibliotheken voor zaken als financiële administratie, automatisering en P&O-diensten aan de provinciale service-organisatie een redelijke prijs moeten betalen.

Het is onze uitdaging om in samenwerking met bibliotheken een goede balans te vinden bij het oplossen van dit vraagstuk. Tegelijkertijd toont deze verandering extra aan dat we eigenlijk een kwetsbare organisatie zijn met zes a zeven grote klanten en een grote pot subsidiegeld. Daar moeten we iets aan gaan doen.

Hiervoor hebben we drie lijnen uitgezet:

Ten eerste: We gaan een nieuw evenwicht vastleggen in onze dienstverlening aan de bibliotheken en de prijsstelling erbij. Bij die bibliotheken hoort ook: Bibliotheek Smallingerland. Doel is om nog dit voorjaar tot overeenstemming te komen om de Bibliotheek Smallingerland volwaardig in het netwerk te laten participeren, en dat zij (vanaf 2013) gebruik kunnen maken van onze diensten onder de zelfde voorwaarden als de overige bibliotheken. Meest in het oog springende resultaten hierbij: Integratie van volledige administratie, van de automatisering en van vernieuwingstrajecten. Dat betekent dat het netwerk van Friese Bibliotheken veel sterker komt te staan.

Daarnaast, dat is de tweede richting die we opgaan: Bibliotheekservice Fryslan ontwikkelt zich meer richting een culturele onderneming. We  gaan de boer op, gaan onze markt verbreden. Nog dit voorjaar starten we met een structurele aanpak om in Friesland musea, theaters en andere culturele instellingen onze diensten aan te bieden, met name op het gebied van automatisering, financiële administratie en P&O. Overigens, ook bij de provincie zie ik nog kansen. Niet zo zeer om die 600.000,- terug te draaien, maar meer om vanuit andere hoeken en gaten interessante passende activiteiten te vinden en te laten financieren.

Derde lijn: we moeten nog scherper naar onze kosten gaan kijken. Die moeten waar mogelijk verder naar beneden. Dat kan onder meer door met bibliotheken te praten over onze huidige producten / diensten en welke we op termijn moeten aanpassen, verminderen dan wel afstoten. De tijden veranderen, dus ook onze dienstverlening aan bibliotheken. Het mag wel duidelijk zijn: dit vergt de nodige zorgvuldigheid.

Kortom, we zitten in een dynamische wereld, in een dynamische tijd. Dat vraagt om een stevige ondernemingsgeest, om goede mensen en om een goede samenwerking.

Wat we zojuist hebben geschetst komt ons niet aanwaaien, dat gaat allemaal niet vanzelf. Sterker, dat vraagt veel van ons.

Als ik kijk naar Bibliotheekservice Fryslân, wat voor een organisatie sta ik dan voor ogen? Een organisatie waar je fouten mag maken, sterker waar we het maken van fouten belonen, immers dat is een teken dat je je nek uitsteekt en niet op een automatische piloot vaart. (In Vlaanderen hebben ze het ergens als volgt omschreven: “Gun uzelf de mogelijkheid om op de bek te gaan”)

Een paar steekwoorden om mijn beeld van BSF als bedrijf  te schetsen:

• Lef, ondernemerschap
• Kwaliteit in de dienstverlening
• Innovatiekracht
• Open mind
• Weten wat onze klant en onze opdrachtgever wil
• Samenwerking

 Ik wil graag afsluiten met de belangrijkste zichtbare speerpunten voor de komende tijd:

• Marktverbreding, de komende weken gaan we onze site al aanpassen waarbij we onze producten en diensten wat meer zichtbaar in de etalage zetten. Nog dit voorjaar schuiven we aan bij een provinciale bijeenkomst van musea waarbij we ons kunnen presenteren als serviceorganisatie
• Aandacht voor vernieuwing, extra budget voor innovatie, invoering van een denktank,
• Opleidingsbudget meer specifiek richten op innovatie, omgaan met klanten, relatiemanagement e.d.
• Implementatie Wise (met ambitie om einde van dit jaar / begin volgend jaar te integreren met Smallingerland), een project waar bijna iedereen binnen onze organisatie mee te maken gaat krijgen.
• De verdere uitrol van Bibliotheek.nl en de plaats 
• Invoering competentiemanagement; dit wordt een belangrijk thema tijdens de eerste personeelsbijeenkomst (planning: begin maart) 
• Communicatie: een paar weken geleden hebben jullie een memo ontvangen over het medewerkersonderzoek en welke aandachtspunten we er uit gehaald hebben. Belangrijk element hierbij is dat we niet zo zeer meer dan wel beter met elkaar moeten communiceren en bestaande maar ook nieuwe wegen moeten zoeken. Zo wordt deze speech vanmiddag integraal als blog op onze site geplaatst.

Laten we ervoor zorgen dat we allemaal trots zijn op ons werk, op onze collega’s en op onze organisatie.

Zo ben ik er trots op van een collega te horen dat ze zich zo goed geholpen wist door de afdeling ICT toen ze van werkplek moest veranderen. Binnen een half uur hadden die mannen het voor elkaar om alles om te zetten zodat ze weer verder kon.

Rest me u zowel privé als op uw werk een heel goed 2012 toe te wensen. Misschien mag het formeel niet meer, maar zo ondeugend ben ik wel om het toch nog te doen.

Na mijn laatste blog weer even behoefte aan het delen van wat leukere zaken. Het is erg lastig om een keuze te maken uit alles wat er in een week passeert.  Laat ik het dit keer net even anders doen. Ik loop mijn agenda van deze week gewoon even door.

Maandag

Ochtend: Ik prijs me gelukkig in een situatie te verkeren samen te mogen werken met een stel fantastische mensen. Die Friezen zijn helemaal niet stuurs! Wel stoer en fier. En dat mag ik wel. Een keer in de twee weken voer ik op maandagochtend individueel werkoverleg met de MT-leden afzonderlijk en met Hilly (directiesecretaris). Alles achter elkaar, dan komt er wat in de organisatie zoal speelt heel in ’t kort even langs.

Middag: Stuurgroep Bibliotheek.nl / migratietraject automatiseringsysteem Bicat-WISE. Vandaag stond een belangrijk punt op de agenda: terugkoppeling van de werkgroepen die zijn geformeerd rond het migratietraject WISE (voor de niet bibliotheekingewijde: bibliotheekautomatiseringsysteem dat volgend jaar de lucht in gaat).

Vertegenwoordigers van de werkgroepen lichtten hun rapportage toe. Algemeen beeld, we zijn goed op koers, er is veel en fantastisch werk verzet door alle werkgroepen. Biedt vertrouwen voor het vervolg.

Dinsdag

Vrije dag thuis. Lezen, mail verwerken, schrijven, ouders bezoeken, naar mijn schaakclubje  enz.

Woensdag

Ochtend: demonstratieochtend voor collega’s uit de bibliotheken van een aantal onderdelen van het administratieve programma waar we mee werken. Ondanks wat vallen en opstaan wat betreft de techniek kon alles gedemonstreerd worden en konden onze collega’s uit de bibliotheken een goed beeld krijgen van de mogelijkheden die het ondersteunend administratieve systeem zoal te bieden heeft. Gedemonstreerde modules (om een beeld te krijgen waar het om ging): HRM-module waarbij alle personeelsinformatie mbv het administratiesysteem AFAS wordt bijgehouden, projectenbeheer, en ondersteuning bij het gebruiken van competentiemanagement.

Middag: Stuurgroep Verhalen van Friesland. Een bijzonder moment van de week. We bespraken een heel interessant project, het ontwikkelen van een digitale infrastructuur voor Erfgoed Friesland. Potentieel een van de meest interessante digitale programma’s waar ik op dit moment bij betrokken ben. De presentatie over ‘de motorkap’ was voor mij grotendeels onbegrijpelijk. De essentie kon ik nog enigszins volgen, de basisprincipes die er aan ten grondslag liggen ook. Maar voor de rest sprak Sjoerd, degene die de presentatie gaf, in een voor mij volledig andere taal (geen Fries). Gelukkig was ik niet de enige die aan dit euvel leed. Wat ik wel zag: de potentie van het project en de goede basisgedachte erachter. Bedoeling is om uit verschillende databestanden (zoals een museumcollectie, bibliotheekcatalogus, een archief) met één zoekactie op het gebied van een thema, bijvoorbeeld de Nassau’s, alle relevante informatie te verzamelen die in de beschikbare databanken zijn opgenomen.

Eind middag: kennismaking met de waarnemend directeur van Noord-West, een oude bekende van me Herman Heemskerk.

Avond: Kerstdiner met personeel

Op een uitermate geschikte locatie hebben we met 41 personen genoten van elkaars aanwezigheid en een perfect kerstbuffet. Wellicht ongebruikelijk moment was dat ik een gedicht voordroeg met een kerstgedachte erin. Dat doe ik ook meestal als we als familie een kerstdiner vieren, dus waarom niet ook hier?

Donderdag

Ochtend: kennismakingsbijeenkomst Raad van Toezicht. Voor het eerst was de Raad van Toezicht compleet bij elkaar, voor een kennismaking. Een gemêleerd gezelschap, met veel ervaring en gevarieerde achtergronden. Hiermee is de aanpassing van de bestuurstructuur van BSF min of meer afgerond. We hebben met elkaar kennisgemaakt. Ik heb de belangrijkste aandachtspunten van dit moment aan de orde gesteld en Bert, Gerben en Martin (de MT-leden) hebben een korte presentatie gegeven van hun eigen afdelingen.

Middag: Overleg met de Accountant over de eerste ervaringen en over de Managementletter bij de Jaarrekening. Nog even kwam onze ervaring aan de orde met de inspecteur der belastingen, met name de loonbelastingen. Mijn oprechte indruk is dat hier sprake is van een over the top-controle. Elke keer komt weer terug dat een bibliotheekabonnement van een bibliotheekmedewerker als loon moet worden gezien. Ik zal tot ver over mijn pensioenleeftijd blijven vechten om dit tegen te gaan. Gelukkig lijkt het weer even op de achtergrond te zijn geraakt. Even dwaalden mijn gedachten af naar dat fantastische toneelstuk van Gogol, De Revisor.

Vrijdag

Ochtend: Kennismaken met een collega en een demonstratie van de app van mijn blog door Sander, een stagiaire bij ICT. De app werkt op android. Afgesproken dat er een tab beschikbaar komt die verwijst naar de downloadomgeving.

Rest van de ochtend: heel saai, achterstallige mails weggewerkt, kantoor eens grondig opgeruimd en dit blog geschreven.

De kerstvakantie mag beginnen!

Afgelopen weken passeerden buiten de Provinciale grenzen een paar interessante zaken. Vraag die bij mij rees heb ik maar even als uitgangspunt voor deze blog gekozen. Het netwerk van Openbare Bibliotheken kent vele dimensies. Zo is op het landelijke niveau een splitsing gemaakt van de branche-organisatie voor Openbare Bibliotheken. Er is nu een ledenorganisatie, onze Vereniging Openbare Bibliotheken, een Sectorinstituut en een ontwikkelorganisatie Bibliotheek.nl. Dan hebben we nog NBD-Biblion die als landelijke inkoopbedrijf optreedt.

Deze organisaties  zijn op dit moment voortvarend aan het werk. Ieder op hun eigen terrein. Vraag die me wel blijft triggeren is of het niet te druk is geworden in Den Haag en omgeving waardoor er een zekere geldingsdrang is ontstaan. Ik vind het een gevaar en wil aan de hand van een paar voorbeelden de vraag maar eens opgooien die ik in de titel stel.

Onze ledenvereniging van bibliotheken VOB heeft onlangs ingestemd met een OCW-plan om gelden te gaan onttrekken aan het gemeentefonds om landelijk content te gaan financieren voor de digitale bibliotheek. Ik vind het een uitstekend idee om hier een impuls aan te geven. Vraag is of het onttrekken van gelden uit het gemeentefonds hier een geëigend instrument voor is. Deze inhoudelijke discussie is onlangs beperkt gevoerd tijdens de ledenvergadering. De leden vonden dat het bestuur van de vereniging deze instemming eerst hadden moeten voorleggen aan de leden. Die hadden ze dan vervolgens best gekregen, daar ben ik wel van overtuigd, want zo loyaal zijn we ook wel weer. Vraag is of een verenigingsbureau en het bestuur van de vereniging zich eerst tot hun leden hadden moeten wenden om vervolgens in actie te komen. Strakke regie of doorgeschoten dadendrang?

Het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB) stuurde onlangs een brief naar alle bibliotheken over een regeling van daisyroms. Bibliotheken leveren aan mensen met een leeshandicap daisyroms waardoor deze mensen in een eigen tempo met geavanceerde apparatuur alsnog kunnen lezen. Uitgevers zijn bang dat hier misbruik van wordt gemaakt waardoor zij leenrechtgelden zouden mislopen en meldden zich bij het SIOB. Vervolgens werden met deze uitgevers afspraken gemaakt. We gaan het regelen is dan de insteek van het SIOB. Mensen die gebruik willen maken van deze dienstverlening moeten zich apart registreren, dat kan op kosten van SIOB, ingeregeld worden in de automatiseringssystemen. Overleg met de automatiseerders HKA en Vubis is al gevoerd. Vraag is dan even: waar hebben we het over? Wellicht dat een enkele loslopende misbruiker met normale leesvermogens een daisyrom leent. So what?? Weet iemand in deze wereld hoeveel het er zijn? 10, 20 100? Ik denk dan aan de landelijke cijfers. Misschien kan iemand hier eens een wetenschappelijk onderzoek naar doen. Dan hebben we echt geld te veel in Nederland!! Spreekwoorden en beeldspraak te over om dit te duiden. Schieten met een kanon op een mug, van een mug een olifant maken. Enz. Strakke regie of doorgeschoten dadendrang?

Bibliotheek.nl werkt hard aan de ontwikkeling van digitale diensten op het landelijke niveau. Dat werd nog weer eens duidelijk tijdens de Bibliotheek2Daagse. Laatste weken zie ik nog eens correspondentie langs komen over leveringsvoorwaarden en mogelijke diensten door Bibliotheek.nl aan derden zoals schouwburgen, musea .. Vanuit het Friese hebben we afgesproken dat voor dit belangrijke onderdeel van de diensten van bibliotheken er juridisch goede afspraken worden gemaakt. Vandaar de opdracht om die voorwaarden nog eens te toetsen door een juridisch adviseur. Hierop werd zeer terughoudend op gereageerd, zoiets van :je kunt het wel willen laten toetsen, maar het worden toch landelijke voorwaarden, je hebt maar te volgen. Nu is het vaststellen van deze voorwaarden uigesteld. Bibliotheken moeten terecht weten waar ze aan toe zijn. Dus zonder voorwaarden geen overeenkomst. Er wordt nu met onze landelijke vereniging gesproken over de voorwaarden. Laat maar oke, doe maar. Daarnaast de brieven die vanuit Bibliotheek.nl gaan richting culturele partners van Openbare Bibliotheken (zonder dat de bibliotheken daar iets van weten) met de boodschap, we hebben u iets te bieden. Mijn eerste idee / vraag hierbij: is het ontwikkelen van Bibliotheek.nl al niet ingewikkeld genoeg, bovendien, elke seconde dat je hier over denkt is een seconde minder aandacht aan bibliotheek.nl. En die tijd hebben we hard nodig!  Strakke regie over doorgeschoten dadendrang?

Zo maar wat voorbeelden van de laatste weken. Is hier sprake van een trend?