Je kunt wel zeggen dat we deze week een historische week beleven voor het bibliotheekwerk in Friesland! Het netwerk van Friese Openbare Bibliotheken bestaat uit een achttal bibliotheekorganisaties, vaak werkend voor meerdere gemeenten, Bibliotheekservice Fryslân en Tresoar die de Wetenschappelijke Steunfunctie voor haar rekening neemt.

Tot vorig jaar werkten 6 Bibliotheken samen met Bibliothekservice Fryslân binnen een coöperatie. De directeuren van de bibliotheken vormden het bestuur van de Stichting Bibliotheekservice Fryslân. Dit model is vorig jaar omgezet naar een netwerkmodel, waarin de samenwerkende partijen op basis van gelijkwaardigheid met elkaar samenwerken. Een en ander is vastgelegd in een convenant. De enige Openbare Bibliotheek die niet deelnam aan de coöperatie was Bibliotheek Smallingerland. Deze week hebben de overige Bibliotheken uit Friesland besloten om Bibliotheek Smallingerland uit te nodigen volwaardig partner te worden van het samenwerkingsverband. In de beleidsnotitie van Bibliotheek Smallingerland is al vastgelegd dat zij in de nabije toekomst onderdeel willen vormen van het netwerk. Dat gaat nu dus ook gerealiseerd worden!

Afgelopen woensdag na afloop van de vergadering hadden we een glaasje champagne klaar staan om de ondertekening van het convenant nog eens te vieren. De proost stond ook in het teken van deze belangrijke stap.

Nog dit jaar kunnen de eerste resultaten al worden gepresenteerd: de bibliotheekautomatiseringssystemen worden geïntegreerd, de aansluiting op de landelijke digitale diensten worden vanuit één coördinatiepunt ingevoerd. De dienstverlening via Internet wordt vanuit één webomgeving ingevuld. Klanten kunnen veel eenvoudiger bij alle vestigingen boeken lenen en terugbrengen. Kortom, een grote gebeurtenis. Ook de open houding van alle betrokken partijen geven me veel vertrouwen voor de toekomst! Er zijn best nog veel zaken die hiervoor geregeld moeten worden. De wil is er om dat te doen, de ruimte wordt aan elkaar geboden om er mee aan de slag te gaan.

Goed om het jaar 2012 zo in te gaan.

een proost op het convenant en op de deelname van Bibliotheek Smallingerland aan het netwerk

Welkom allemaal, collega’s en ook de leden van de Raad van Toezicht. Al weer 12 dagen onderweg in 2012. Het is goed om elkaar te treffen om stil te staan bij wat onze toekomst kan gaan brengen.

Voor ik daarmee begin zou ik u graag willen introduceren bij een aantal nieuwe gezichten. Per 1 januari van dit jaar is de Raad van Toezicht volledig. Een half jaar lang heeft Theunis Piersma de zware last  op zijn schouders gedragen als enig lid en voorzitter van de Raad van Roezicht van Bibliotheekservice Fryslân door het leven te gaan. Hij heeft het overleefd, maar heeft veel werk moeten verzetten. Hiervoor zijn we hem veel dank verschuldigd.

Nu kunnen we u dan kennis laten maken met een volledige Raad van Toezicht.

In totaal bestaat de Raad uit zeven leden. Dat zijn er wel veel, maar we verwachten de eerste paar jaar wel een roerige tijd waardoor we een stevige bezetting en een veelzijdige expertise goed kunnen gebruiken. We hebben gezocht .. en gevonden op bepaalde terreinen: mensen die ervaring hebben op terreinen als accountancy, openbaar bestuur, HR. Mensen met een juridische achtergrond, een ondernemer. Graag stel ik u voor aan:

• Jan Jolke Dijkstra
• Sjoerd Kremer
• Irene Rensen
• Jan van Rijs
• Willemien Schaap
• Margriet van der Werff

In een volgende Nieuwsbrief zullen we ruimte maken voor een verdere kennismaking. Schroom niet vandaag op hen af te stappen om persoonlijk kennis te maken.

Ook een paar andere nieuwe gezichten binnen de organisatie.

• Elly Bouma,  marketing / communicatie
• Gertrud Palstra, domeinspecialist Friese Cultuur:
• Gretha Straatsma, Domeinspecialist doelgroepen

 Algemene bespiegelingen

De afgelopen jaren hebben we vanuit Bibliotheekservice Fryslan snoeihard gewerkt aan het zo goed en zo goedkoop mogelijk leveren van diensten aan de Friese bibliotheken.

Wat me de eerste vier maanden die ik hier nu mag zijn is opgevallen dat is dat bibliotheken het zo vanzelfsprekend vinden wat we doen. Soms zelfs zo dat men zich niet realiseert dat achter die dienstverlening een hoop werk, zweet en bezieling schuilt. Aan de ene kant is dat goed, want een zekere vanzelfsprekendheid houdt ook een zeker vertrouwen in, aan de andere kant vind ik het eigenlijk beter als we niet zo vanzelfsprekend aanwezig zijn, als we meer ons bestaansrecht moeten bevechten. Een automatische aanwezigheid werkt verslapping in de hand.

Welke trends zie ik? Ik noem een paar relevante:

• Een terugtredende overheid, met minder geld voor kunst, cultuur, zorg en welzijn
• Een zich verhardende samenleving met minder plaats voor solidariteit en minder zorg voor de sociaal en economisch zwakkere
• Digitalisering van informatie en onderwijs
• Vergrijzing
• Meer zelfredzaamheid, ook onder ouderen
• Sociale media en online diensten zijn niet meer weg te denken in ons dagelijks leven

Bibliotheekservice Fryslân moet in deze zo dynamische omgeving haar weg vinden. Het is hierbij best lastig om op een horizon die ook voortdurend in beweging is dat vaste stipje te bepalen, dat vaste stipje waar je als organisatie  naartoe wilt. Laten we afspreken dat we dat stipje in ieder geval gaan vinden maar dat we wel zo flexibel moeten zijn om af en toe bij te sturen.

Wat staat ons te doen?

Voor we aan de slag gaan met het gezond en vitaal houden van onze organisatie, ook na een forse bezuinigingsronde, moeten we ons afvragen: waartoe zijn wij op aard? Waarom bestaan wij eigenlijk? Die vraag is daarom zo relevant omdat anderen zich er ook mee bezig houden. De staatssecretaris van OCW heeft al gezegd: de digitale bibliotheek moet maar landelijk worden neergezet en de fysieke bibliotheek lokaal. Provinciale organisaties kunnen dit verder ondersteunen. Laten we dat maar eens gaan invullen.

We beginnen met het formuleren van een missie:

Bibliotheekservice Fryslân  is als onafhankelijke, zelfstandige organisatie verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve dienstverlening aan de Friese bibliotheken. Zij vervult hierbij de rol van kennis- en mediacentrum en facilitair bureau. Daarnaast wil zij (sociaal-) culturele instellingen ondersteunen door het leveren van op de vraag toegesneden innovatieve producten en diensten.

Dat doen we op een inspirerende, dynamische en innovatieve manier. Daarnaast is het belangrijk om ons werk ook te duiden vanuit een maatschappelijke waarde. Immers we worden gefinancierd vanuit subsidies en leveren diensten aan overwegend gesubsidieerde instellingen.

Laat ik een poging doen om die maatschappelijke waarde te benoemen.

• Wij dragen bij aan een beter leef- en werkklimaat voor de inwoners van Friesland
• Wij dragen bij aan een beter toekomstperspectief voor de inwoners van Friesland
• Wij dragen bij aan het versterken van de Friese taal en cultuur.

Dit klinkt wellicht pretentieus allemaal, maar dat moet het ook zijn vind ik. Overigens, ik geef direct toe dat het lastig is om te beoordelen of we die maatschappelijke waarde zichtbaar kunnen maken. Het is moeilijk te meten en we werken niet in ons eentje hieraan. Ik vind het evenwel heel belangrijk om dit toch zichtbaar te krijgen.

In dit kader de volgende leestip: “Public Libraries and social justice”.

Uit dit alles blijkt dat we als organisatie een wat dubbele positie innemen: enerzijds onderdeel en partner binnen een netwerk van bibliotheekorganisaties, anderzijds een serviceorganisatie die diverse diensten aanbiedt aan klanten.

Netwerk Friese Bibliotheken

Voor het netwerk van Friese Bibliotheken was het vorig jaar in bestuurlijk opzicht een bewogen jaar. We namen afscheid van het coöperatiemodel en we werken inmiddels vanuit een bestuursmodel met een Raad van Toezicht en een directeur / bestuurder.

Met de bibliotheken werken we op dit moment een gezamenlijke beleidsagenda uit. We hebben drie programmalijnen gedefinieerd:

• de fysieke dienstverlening,
• de educatieve dienstverlening
• de digitale dienstverlening.

 Onze eigen netwerkinspanningen worden meer en meer aan die kapstok opgehangen. Zo wordt de vernieuwingsagenda ook ingericht conform deze programmalijnen.

Het is een hele goede zaak dat bij het uitwerken van deze netwerk-beleidsagenda de Bibliotheek Smallingerland is aangeschoven. Ik kom daar zo nog op terug.

Provincie

De komende jaren staan voor een belangrijk deel in het teken van de dubbele opdracht van de provincie:

In drie jaar tijd € 600.000,- bezuinigen (elk jaar € 200.000,-) en een aantal van onze taken meer gaan doorbelasten aan bibliotheken.

Nu kunnen we gaan zitten treuren om die € 600.000,- en kunnen bibliotheken gaan mopperen over dat doorbelasten, maar dat helpt niet zo veel. Bovendien, in alle eerlijkheid, Friesland is de laatste provincie waar het nog geregeld moet worden dat bibliotheken voor zaken als financiële administratie, automatisering en P&O-diensten aan de provinciale service-organisatie een redelijke prijs moeten betalen.

Het is onze uitdaging om in samenwerking met bibliotheken een goede balans te vinden bij het oplossen van dit vraagstuk. Tegelijkertijd toont deze verandering extra aan dat we eigenlijk een kwetsbare organisatie zijn met zes a zeven grote klanten en een grote pot subsidiegeld. Daar moeten we iets aan gaan doen.

Hiervoor hebben we drie lijnen uitgezet:

Ten eerste: We gaan een nieuw evenwicht vastleggen in onze dienstverlening aan de bibliotheken en de prijsstelling erbij. Bij die bibliotheken hoort ook: Bibliotheek Smallingerland. Doel is om nog dit voorjaar tot overeenstemming te komen om de Bibliotheek Smallingerland volwaardig in het netwerk te laten participeren, en dat zij (vanaf 2013) gebruik kunnen maken van onze diensten onder de zelfde voorwaarden als de overige bibliotheken. Meest in het oog springende resultaten hierbij: Integratie van volledige administratie, van de automatisering en van vernieuwingstrajecten. Dat betekent dat het netwerk van Friese Bibliotheken veel sterker komt te staan.

Daarnaast, dat is de tweede richting die we opgaan: Bibliotheekservice Fryslan ontwikkelt zich meer richting een culturele onderneming. We  gaan de boer op, gaan onze markt verbreden. Nog dit voorjaar starten we met een structurele aanpak om in Friesland musea, theaters en andere culturele instellingen onze diensten aan te bieden, met name op het gebied van automatisering, financiële administratie en P&O. Overigens, ook bij de provincie zie ik nog kansen. Niet zo zeer om die 600.000,- terug te draaien, maar meer om vanuit andere hoeken en gaten interessante passende activiteiten te vinden en te laten financieren.

Derde lijn: we moeten nog scherper naar onze kosten gaan kijken. Die moeten waar mogelijk verder naar beneden. Dat kan onder meer door met bibliotheken te praten over onze huidige producten / diensten en welke we op termijn moeten aanpassen, verminderen dan wel afstoten. De tijden veranderen, dus ook onze dienstverlening aan bibliotheken. Het mag wel duidelijk zijn: dit vergt de nodige zorgvuldigheid.

Kortom, we zitten in een dynamische wereld, in een dynamische tijd. Dat vraagt om een stevige ondernemingsgeest, om goede mensen en om een goede samenwerking.

Wat we zojuist hebben geschetst komt ons niet aanwaaien, dat gaat allemaal niet vanzelf. Sterker, dat vraagt veel van ons.

Als ik kijk naar Bibliotheekservice Fryslân, wat voor een organisatie sta ik dan voor ogen? Een organisatie waar je fouten mag maken, sterker waar we het maken van fouten belonen, immers dat is een teken dat je je nek uitsteekt en niet op een automatische piloot vaart. (In Vlaanderen hebben ze het ergens als volgt omschreven: “Gun uzelf de mogelijkheid om op de bek te gaan”)

Een paar steekwoorden om mijn beeld van BSF als bedrijf  te schetsen:

• Lef, ondernemerschap
• Kwaliteit in de dienstverlening
• Innovatiekracht
• Open mind
• Weten wat onze klant en onze opdrachtgever wil
• Samenwerking

 Ik wil graag afsluiten met de belangrijkste zichtbare speerpunten voor de komende tijd:

• Marktverbreding, de komende weken gaan we onze site al aanpassen waarbij we onze producten en diensten wat meer zichtbaar in de etalage zetten. Nog dit voorjaar schuiven we aan bij een provinciale bijeenkomst van musea waarbij we ons kunnen presenteren als serviceorganisatie
• Aandacht voor vernieuwing, extra budget voor innovatie, invoering van een denktank,
• Opleidingsbudget meer specifiek richten op innovatie, omgaan met klanten, relatiemanagement e.d.
• Implementatie Wise (met ambitie om einde van dit jaar / begin volgend jaar te integreren met Smallingerland), een project waar bijna iedereen binnen onze organisatie mee te maken gaat krijgen.
• De verdere uitrol van Bibliotheek.nl en de plaats 
• Invoering competentiemanagement; dit wordt een belangrijk thema tijdens de eerste personeelsbijeenkomst (planning: begin maart) 
• Communicatie: een paar weken geleden hebben jullie een memo ontvangen over het medewerkersonderzoek en welke aandachtspunten we er uit gehaald hebben. Belangrijk element hierbij is dat we niet zo zeer meer dan wel beter met elkaar moeten communiceren en bestaande maar ook nieuwe wegen moeten zoeken. Zo wordt deze speech vanmiddag integraal als blog op onze site geplaatst.

Laten we ervoor zorgen dat we allemaal trots zijn op ons werk, op onze collega’s en op onze organisatie.

Zo ben ik er trots op van een collega te horen dat ze zich zo goed geholpen wist door de afdeling ICT toen ze van werkplek moest veranderen. Binnen een half uur hadden die mannen het voor elkaar om alles om te zetten zodat ze weer verder kon.

Rest me u zowel privé als op uw werk een heel goed 2012 toe te wensen. Misschien mag het formeel niet meer, maar zo ondeugend ben ik wel om het toch nog te doen.